需求驅動型ERP系統選購的四大注意事項

ERP系統如果從驅動角度來分，可以分為以需求驅動的ERP系統和以流程驅動的ERP系統。這兩類系統由于設計因素不同，其內涵也有很大的差異。在選購的時候，當然注意點也有所不同。筆者結合自己的親身體驗，談談企業選購需求驅動型ERP系統的的注意事項，供各位參考。

注意事項一：需求之間的相互聯動。

　　雖然有些ERP系統是圍繞一個個需求所展開的。但是需求之間仍然存在著一些難以割舍的互動關系。如當銷售訂單審核之后，如何讓采購、物料、生產等相關部門知道這個訂單的存在;如對于預付性質的銷售訂單與采購訂單，如何通過財務部門進行聯動控制等等。這些都涉及到部門與部門之間、用戶與用戶之間的聯動關系。如何需求之間沒有形成類似的聯動效應，那么很顯然，部門之間的隔閡將無法通過ERP等信息化管理系統來消除。有時候，甚至還會加強。那么企業不是搬起石頭砸自己的腳嗎?

　　所以企業即使選購需求驅動型的ERP，也需要注意各個需求之間的聯動效應。具體的來說，在購買的時候，要向對方售前咨詢顧問確認，當單據審核的時候，是否有一個通知的動作。如有些需求驅動型ERP會跟郵件系統結合。系統管理員可以指定，當單據審核的時候，可以向指定的用戶發送郵件通知。如此的話，即使在流程上沒有關聯，但是至少可以通過郵件等通知手段來有機的把它們聯系在一起，形成需求之間的相互聯動。如果ERP系統有類似功能，則用戶在單據審核之后也不用一個個的去通知。系統會自動通過郵件的形式向用戶發送通告。

注意事項二：最好帶有流程自定義模塊。

　　有些ERP系統雖然在設計的時候是以需求為核心的，但是仍然會提供一個流程自定義模塊。用戶可以根據自己的需要，來定義企業業務的管理流程。最好還有一個工作流系統，能夠與之相集成。從而用戶可以根據自己的需要，將各自相互獨立的需求組合成一個管理流程。

　　其實筆者從內心來說，還是比較推薦那些流程驅動的ERP系統。它們往往在設計的時候都已經體現了流程為核心的理念。對于那些喜歡需求驅動ERP的企業來說，筆者認為最好還是需要注意流程對ERP系統的作用。這主要是因為現在強調部門之間合作，有時候一個業務往往涉及到多個部門。

    如果沒有流程這個平臺，很難將它們有機的聯系在一起。如對于一些信用不好的客戶，企業可能會采取預收款的形式。這在ERP系統中就可能涉及到銷售、生產、財務、倉庫等多個部門。如對于預付性質的銷售訂單，合理的處理思路是：當銷售訂單審核時，訂單會處在掛起的狀態。

    同時系統會自動生成一張收款性質的單據，財務就會根據這張單據去判斷客戶是否付款。當客戶付款后，財務人員審核這張單據，才是銷售訂單才會正式審核。在此之前，采購、倉庫、生產是無法進行后續動作的，也就是說只能夠查詢而無法進行單據的操作，如生成采購計劃與生產計劃等等。要完成這一系列的動作與控制，則必須有流程的幫助。如果沒有流程在其中牽針引線，很難將它們有機的聯系在一起。

    由于涉及到的部門比較多，即使有上面的郵件通知功能，也可能會有疏漏。為此筆者認為，企業在選購ERP系統的時候，即使選擇的是需求驅動型的ERP系統，最好也要選購那些帶有流程自定義模塊的ERP軟件。以便將一些比較復雜的業務在流程平臺上進行整合。

注意事項三：即時通信工具必不可少。

　　對于一些流程驅動型的ERP系統，往往會有系統通知的功能。如用戶定義了一個訂單審核流程。當采購訂單輸入完畢后，用戶點擊"完成"按鈕。則系統會發一個系統通知給采購經理。當采購經理登陸系統后，就會看到這個通知消息。然后通過這個消息可以直接打開對應的采購訂單，而不用再去采購模塊查找。查看無誤后審核，然后系統又會發一個反饋信息給采購員。這就是流程驅動型ERP不可替代的優勢。

　　那么對于需求驅動型ERP來說，如何來實現類似的功能嗎?總不能夠沒完成一個訂單就電話通知吧?這顯然會憑空增加用戶的工作量。在這種情況下，可能一個即時通信工具就必不可少了。當用戶完成或者審核一張單據后，就可以直接通過即時通信工具來告知相關的當事人。

　　以前給客戶實施過的一個ERP項目，這個客戶選擇的就是需求驅動型的ERP系統。項目上線后，他們覺得郵件通知有點慢。因為有些用戶的話，郵件客戶端不是經常打開，而且也不會經常去查看郵件。這導致有些單據后續的處理工作無法及時完成。跟客戶溝通后，筆者建議他們上一個即時通信工具。不夠那時候由于他們的ERP系統還沒有自帶這個即時通信工具，筆者就建議客戶使用一個免費的開源軟件PSI。這個即時通信工具是開源的，可以運行在多個平臺上。而且還可以設置有消息時強制打開的功能。如當某個用戶發送消息時，對方這個消息窗口就會強制打開。從而保證用戶不會錯過任何一條消息。不過可惜的是，這個即時通信工具是跟ERP系統脫離的，沒有很好的集成。

　　筆者的意見是，企業選購需求驅動型ERP的時候(包括其它信息化管理軟件也是類似)，最好自帶有一個即時通信工具。如此的話，就可以跟系統的其他模塊整合。如可以設置，當單據審核之后，自動發消息給指定的用戶;還可以設置預警功能，當應收帳款到期或者庫存數量低于安全庫存的時候，向用戶報警等等。

　　總之對于需求驅動型的ERP，其最大的阻礙就在于溝通上。因為無法通過流程將相關的責任人聯系起來，無法形成一股合力。此時只有借租即時通信等工具，來加強他們彼此之間的溝通與協調。

注意事項四：承上啟下的功能模塊。

　　對于需求驅動型ERP，有時候還需要一些承上啟下的功能模塊。對對于入庫單到應付帳款，這中間就需要一個功能模塊。筆者以前遇到過一款需求驅動型ERP系統，他們在設計的時候沒有這個承上啟下的功能模塊，操作起來就顯得很別扭。他們在生成應付帳款的時候，有兩種方式。一是根據發票與應付帳款去匹配入庫單，即先入好應付帳款單據，然后再手工的在關聯入庫單據或者在入庫單據進行金額的分配。二是在入庫單上進行過賬作業，此時一張入庫單對應一張應付單據。這兩種方式，無論采用哪一種方式操作起來都比較麻煩。

    如果采用承上啟下的過渡模塊就不一樣了。可以專門設置一個"生成應付帳款"的過渡窗口。在這個窗口中可以選擇需要結帳的入庫單據，還可以設置需要合并成一張應付帳款還是生成單獨的單據。然后按一下運行就可以根據用戶的需求產生對應的應付帳款。對于需求驅動型的ERP系統，這些承上啟下的功能模塊有時候是必不可少的。因為其不僅可以方便用戶的操作，而且還可以提供很好的靈活性。

　　總而言之，對于需求驅動型的ERP系統，其選擇的核心在于需求之間、用戶之間的溝通上。如果能夠將這個問題解決了，那么選型離成功又跨近了一大步。