企管家·分銷系統—如何協助食品企業加強管理
2011-5-26企管家·分銷版——如何協助食品企業解決對分散辦事處的銷售、倉儲管理
對于當前的各行各業的企業來講，隨著企業業務的不斷擴展，經營網點遍及全國各地。在以手工、電話、傳真等傳統方式下，企業現有分銷渠道存在許多問題：
1、 企業總部無法實時監控各地分公司、辦事處、營業網點的經營狀況。
2、 訂貨、銷售、庫存等數據和信息反饋不及時，商品積壓、缺貨情況經常出現。
3、 往來單據、經營數據采集嚴重滯后，準確性差，不利于統計、分析和處理。
4、 客戶需求和市場信息不及時反饋到總部，使企業制定生產預測和商品調撥計劃帶有許多較大的盲目性，經營決策缺乏準確數據和信息支持等等。
因此，越來越多的企業開始重視對分銷的信息化管理，借助先進的網絡科技手段，建立為企業渠道建設服務的信息化系統。將原來縱向深入的渠道管理轉化為扁平橫向的信息統計和管理，大大提高企業的管理效率。
本方案就又一家食品分銷企業的實際管理需求為例，來剖析企業管理上遇到的問題以及“企管家·分銷系統”是如何協助企業圓滿解決這些問題的。
企業需求背景資料
（一）、軟件需求方的組織架構
客戶為一家食品企業的某地區總代理，下屬5個辦事處。大體業務類型為：
1、 想上軟件的企業為：某食品企業品牌商在在福建省福州市的總代理，以下簡稱：A公司。
2、A公司下設三個辦事處，組織架構大體為：總部在福州市，分別在福州的倉山區、臺江區、晉安區設有三個辦事處，假設分別為：A1、A2、A3。三個辦事處各有一個經理、三個業務員，人員組織結構大體如下表：
| 福州市（A） | ||||||||
| 倉山區（A1） | 臺江區（A2） | 晉安區（A3） | ||||||
| 主管（倉大，看到下屬三個業務員的數據） | 主管（臺大，看到下屬三個業務員的數據） | 主管（晉大，看到下屬三個業務員的數據） | ||||||
| 倉一 | 倉二 | 倉三 | 臺一 | 臺二 | 臺三 | 晉一 | 晉二 | 晉三 |
3、供應商：某大品牌食品企業。以下簡稱：B公司
從組織架構上來講，客戶由各辦事處的各業務員維護，各辦事處經理可以查詢自己所管轄辦事處的所有銷售情況。業務員只可以查看自己的客戶的銷售情況。
| 客戶名稱 | 所屬業務員 | 所屬辦事處 |
| 倉山區一一副食品經營部 | 倉一 | 倉山區辦事處 |
| 倉山區二二綜合商店 | 倉二 | 倉山區辦事處 |
| 倉山區三三日用品店 | 倉三 | 倉山區辦事處 |
| 臺江區一一貿易有限公司 | 臺一 | 臺江區辦事處 |
| 臺江區二二食雜店 | 臺二 | 臺江區辦事處 |
| 臺江區三三副食品經營部 | 臺三 | 臺江區辦事處 |
| 晉安區一一貿易有限公司 | 晉一 | 晉安區辦事處 |
| 晉安區二二副食品店 | 晉二 | 晉安區辦事處 |
| 晉安區三三旺糧油商行 | 晉三 | 晉安區辦事處 |
（三）、軟件需求方的業務流程
1、 由總部從品牌供應商B公司處進行集中采購。采購完成后，統一入到公司總部的倉庫中。2、 總部向各辦事處發貨時，采用庫間調撥的方式，將商品從總部倉庫發到各辦事處倉庫中。調撥時為了保證庫存成本的準確性，可以采用“同價調撥或變價調撥”兩種方式。
3、 辦事處將每天發生的銷售情況及時登錄到系統中。辦事處不管是發生了銷售、退貨等都對應著庫存的變化。
4、 總部可以及時、動態查詢各辦事處的庫存情況。
企管家·分銷版解決方案
（一）、企管家如何滿足對區域、市場、人員等組織架構的權限管理要求
按照上面所述的組織架構，在軟件中先將區域、市場、人員等信息補充完整。
（二）、企管家如何滿足對往來單位（客戶、供應商）的管理需求
1、 如上所示，在軟件中將供應商、客戶等信息錄入完畢。
2、 錄入客戶信息時請注意定義客戶的所屬區域、市場模式，從而與前文所述的區域、市場模式等相呼應，達到按區域控制客戶信息等權限的目的。
（三）、企管家如何滿足對業務流程的管理需求
1、 采購入庫：
由總部人員，按照需要向供應商下達采購訂單。采購訂單相當于下達給供應商的采購合同。在企管家軟件中，必須是已審核的采購訂單才能生效，生成后續的相關數據。
供應商完成送貨后，根據供應商的實際送貨情況，編輯業務入庫單。
入庫單結單入庫后，可以看到對應上圖中的“總部倉庫”的庫存會增加。
通過采購訂單入庫情況對比表，還可以隨時查詢采購訂單的哪些貨品還沒有到貨，還差多少數量等。
2、庫間調撥：實現貨物從總部倉庫→辦事處。總部與辦事處發貨前，由總部管理員編輯“調撥單”。
調撥單的調出倉庫為“總部倉庫”，調入倉庫為“倉山辦事處庫”（此處可以是任何辦事處倉庫）。
調撥方式可以是“同價調撥”，也可以是“變價調撥”，主要是為了準確統計庫存成本。
調撥單完成后，調出倉庫庫存減少，調入倉庫庫存增加。
3、辦事處每天銷售、出庫情況登記：
以c1倉山辦事處某一業務員的身份登錄系統。用戶名：c1。密碼：無。
按照客戶的當天實際購買情況，編輯開單，編輯完成后，點擊〖完成制單〗，并可以由辦事處的管理者對該單據進行審單。
審核完成，則辦事處的對應庫存減少了。
4、總部的管理者可以直接查詢哪些信息？
各辦事處庫存情況一覽表：
銷售情況統計：在銷售情況統計表中，根據不同的分支權限，每個操作者只能查看自己權限范圍內的銷售統計：
A、 如業務員只能查看自己做的單子統計。
B、 辦事處經理可以查看自己辦事處范圍內所有業務員的單子，但是不能查看其它辦事處的數據。
C、 總部管理者可以查詢所有辦事處的單據信息。
D、 同時，各操作者還可以根據“時間段、客戶”等條件查詢銷售數據。其它軟件還有一系列相關統計報表，涉及采購、銷售、款項等各方面。
軟件其它還有一系列相關統計報表，涉及采購、銷售、款項等各方面。
